Η ικανότητα για εργασία μπορεί να περιγραφεί ως η ισορροπία μεταξύ των δυνατοτήτων του ατόμου από τη μια και από την άλλη παραγόντων που σχετίζονται με την εργασία. Οι δυνατότητες ενός ατόμου συνίστανται στην υγεία και τα λειτουργικά χαρακτηριστικά (πρώτο επίπεδο), την ικανότητα και τις δεξιότητες (δεύτερο επίπεδο) και τις αξίες, τις στάσεις και τα κίνητρα (τρίτο επίπεδο). Η εργασία περιλαμβάνει το περιεχόμενο της εργασίας, το περιβάλλον εργασίας, την οργάνωση της εργασίας και την ηγεσία (τέταρτο επίπεδο). Τα ενδιάμεσα στάδια μεταξύ των επιπέδων αναδεικνύουν την αλληλεπίδραση μεταξύ των διαφορετικών διαστάσεων της ικανότητας εργασίας.

Οι προσωπικοί πόροι αλλάζουν, για παράδειγμα, με την ηλικία, εκτιμώντας ότι η παγκοσμιοποίηση και οι νέες τεχνολογίες έχουν αντίκτυπο στις εργασιακές απαιτήσεις. Οι παράγοντες που επηρεάζουν την ικανότητα για εργασία, επομένως, αλλάζουν συνεχώς. Για να διασφαλιστεί η καλή ικανότητα για εργασία σε όλη την επαγγελματική ζωή, θα πρέπει να ληφθούν μέτρα σε όλες τις διαστάσεις της ικανότητας εργασίας, την υγεία, τις δεξιότητες και ικανότητες και τα κίνητρα. Η διατήρηση και η προαγωγή της ικανότητας για εργασία απαιτεί καλή ηγεσία και τη συνεργασία μεταξύ των εργοδοτών, των διοικητικών στελεχών, των προϊσταμένων και των εργαζομένων.

Η ικανότητα για εργασία επηρεάζεται επίσης από το περιβάλλον εκτός του εργασιακού χώρου. Ο στενός οικογενειακός και κοινωνικός κύκλος ενός ατόμου μπορεί επίσης να επηρεάσει την ικανότητα για εργασία ενός ατόμου με πολλούς διαφορετικούς τρόπους σε όλη τη διάρκεια της ζωής του. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να διασφαλίζεται η ισορροπία μεταξύ εργασίας-προσωπικής ζωής. 

Η κοινωνία και το επιχειρησιακό περιβάλλον δημιουργούν τις υποδομές, τις υπηρεσίες, καθώς και τους κανόνες που μπορούν να υποστηρίξουν τους οργανισμούς στη διατήρηση και την προαγωγή της ικανότητας για εργασία.