Bewährte Vorgehensweisen
Stress-Befragungsinstrument S-Tool
Eine öffentliche Organisation mit rund 700 Mitarbeitern, mit Arbeitsstätten an mehreren Standorten in der Deutschschweiz und der Westchweiz bemerkt eine hohe Absenzenrate und Personalfluktuation in einer bestimmten Abteilung, unter anderem bei den Mitarbeitern über 50 Jahren. Sie möchte mit Hilfe des Stress-Befragungsinstruments S-Tool die Stressfaktoren dieser Abwesenheiten/Kündigungen erheben, passende Verbesserungsmassnahmen für jede Abteilung entwickeln und solchen Probleme zukünftig durch regelmässige Befragungen (Monitoring alle 2-3 Jahre) vorbeugen.
Die Umsetzung erfolgt folgendermassen: zunächst erhalten die Mitarbeitenden eine Information zum S-Tool – um was es sich handelt, das Ziel der Umfrage, die Garantie der Anonymität und Vertraulichkeit und was mit den Ergebnissen geschieht. Das Ziel ist es, dass alle Mitarbeitenden ein individuelles Feedback ihres Stresslevels und ihres Gesundheitszustands erhalten. Danach wird der Zugang zur Umfrage versendet und eine Erinnerung erfolgt nach 2 Wochen.
Die Ergebnisse werden mit Unterstützung der Gesundheitsförderung Schweiz analysiert und der Geschäftsführung, den Führungskräften und den Mitarbeitenden mitgeteilt: jedes Team erhält die globalen und spezifischen Ergebnisse des Teams/der Abteilung/ der Funktion. Kurz darauf werden mit den Mitarbeitenden (ohne die Führungskräfte) kleine Workshops durchgeführt. Dabei werden die Ergebnisse diskutiert und es werden in einem partizipatorischen Prozess Verbesserungsvorschläge zusammengetragen. Die Massnahmen werden auf 3 Ebenen diskutiert: was auf der individueller Ebene/Teamebene verbessert werden kann, was im Hinblick auf die Führungsebene verbessert werden kann, was in dem Unternehmen verbessert werden kann.
Über 300 Vorschläge wurden zusammengetragen und zahlreiche wurden vom Team oder den Standorten direkt umgesetzt. Die weiteren Massnahmen wurden mit der Geschäftsführung besprochen und für das kommende Jahr priorisiert. Die weiteren Vorschläge werden im darauffolgenden Jahr erneut besprochen werden. Die Vorschläge wurden auf den Bedarf der „kritischen“ Standorte zugeschnitten (dort wo es am meisten Abwesenheiten/Kündigungen gab): z.B. wurde in Teams mit Konflikten der Focus auf Zusammenarbeit, die Klärung der Rollen, Kommunikation gelegt; in Teams mit Mängeln in der Organisierung der Arbeit, betrafen die Vorschläge die Prozessüberwachung, die Prozesse, die Verantwortung, die Einführung von Karriereplänen und die Weiterbildung der verantwortlichen Führungskräfte (Sensibilisierung) in Bezug auf diese Themen.
Die Rückmeldungen der Mitarbeiter sind in Bezug auf die Umfrage, den Einbezug der Mitarbeitenden etc. positiv. Die Änderungen in Bezug auf die Zufriedenheit bei der Arbeit, Kündigungen und die Gesundheit werden in einem Jahr ausgewertet werden.